7 หลักการสื่อสารในองค์กรแบบญี่ปุ่น อยากเป็นผู้จัดการ ยิ่งต้องรู้

ประชุมต้องเลิกตรงเวลา 1 ชั่วโมงต้องจบนัดประชุมให้แล้ว ยังไม่พอใจบางเรื่อง ยินดีให้คุยด้วยเป็นชั่วโมง ๆ แต่บางเรื่องกลับบอก 3 นาที พอไปถึงที่พักก็ยังต้องรายงาน มาสายไม่บอก ทำไมต้องโมโหขนาดนั้น โตแล้ว ทำไมเรื่องแค่นี้ไม่ไว้ใจกันบ้าง เคยเจอเหตุการณ์ประมาณนี้กันไหมครับ

ชาวญี่ปุ่นมีวิธีสื่อสารในแบบของเขา ถ้าคุณเข้าใจมันและใช้มันได้อย่างช่ำชอง ชีวิตการทำงานก็จะง่ายขึ้นหลายเท่า 7 หลักสื่อสารนี้มีสองส่วนด้วยกัน

ส่วนแรก 報・連・相  (อ่านว่า โฮ・เร็น・โซ) เป็นพื้นฐานการสื่อสารในแบบญี่ปุ่น

ส่วนที่สอง　怒・否・助・指  (อ่านว่า โอ・ฮิ・ตะ・ ชิ) เป็นสิ่งที่ผู้จัดการควรปฏิบัติกับน้องในทีม และแน่นอนว่าเป็นประสบการณ์การตีความของผม ท่านอื่นที่เห็นต่าง สามารถแนะนำให้ความเห็นกันได้นะครับ

報告 (Houkoku) รายงาน

รายงานขออนุมัติ รายงานผลลัพธ์ที่ต้องการความเห็นหัวหน้า รู้ว่าควรรายงานอะไร ทำได้สั้น เข้าใจง่าย

จากประสบการณ์ตรง ผู้จัดการ Fast Promote องค์กรญี่ปุ่นระดับโลก 告 Houkoku รายงาน/Report การสื่อสารเรื่องที่เราวางแผน หรือ ทำเสร็จแล้ว หรือ มีความคืบหน้าแล้วเพื่อขออนุมัติ หรือรับความเห็นเพิ่มเติมสำหรับการตัดสินใจ เน้นผลลัพธ์ วิธีคิด สาเหตุที่แท้จริง วิธีแก้ไข พร้อมแผนงานให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ คนที่รู้ว่าจังหวะนี้ควรรายงานอะไร ทำได้กระชับ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย ชาวญี่ปุ่นมองว่าสามารถเติบโตได้เพราะคิดเป็น สื่อสารเป็น

連絡 (Renraku)

แจ้งให้ทราบ บอกสถานการณ์ทั่วไปในเรื่องที่คนอื่นควรรู้ แยกแยะเรื่องที่ควรรู้และไม่ต้องรู้ ใช้เวลาสื่อสารให้น้อยที่สุด 連絡 Renraku แจ้งให้ทราบ/Inform

“ถึงที่พักแล้วครับ”

“มีเรื่องแจ้งเกี่ยวกับกฎความปลอดภัย”

“ข้อมูลจากบริษัทเกี่ยวกับโบนัส”

เรื่องใด ๆ ก็ตามที่เพื่อนร่วมงาน หัวหน้า น้องในทีมควรรู้ แต่ไม่ต้องตัดสินใจ หรือช่วยกันคิดเพื่อหาทางออก เช่น การประชุมตอนเช้า 10-15 นาที ที่ให้ทุกคนแจ้งว่าจะทำอะไร หรือการประชุมที่เน้นเอาข้อมูลมาแชร์เท่านั้น การสื่อสารแบบนี้ แต่ละหัวข้อต้องสั้น ๆ ง่าย ๆ ไม่ควรใช้เวลานาน เพราะไม่ได้สร้าง Value ให้กับเราหรือองค์กรมากนัก อย่าแปลกใจถ้าหัวหน้าชาวญี่ปุ่นจะไม่พอใจ หากคุณจองเวลาเขาเป็นชั่วโมงเพื่อแจ้งเรื่องให้ทราบ (เดินมาบอกเอาก็ได้) แต่ก็จะไม่พอใจเช่นกันหากคุณไม่แจ้งเรื่องที่เขาควรรู้ เช่น ถึงที่พักแล้ว ลูกค้าโอเคแล้ว

相談 (Soudan) ขอคำปรึกษา

เรื่องที่ยังไม่ได้ข้อสรุป ต้องการความเห็นจากคนอื่น ใช้เวลานานได้ แต่ควรจำกัดวงสนทนาและมาพร้อมไอเดีย ขอคำปรึกษา 相談/Soudan

Discuss 相談したい事がありますが Soudanshitai Koto Ga Arimasuga

“มีเรื่องอยากจะปรึกษาครับ/ค่ะ”

ถ้าเริ่มประโยคคุยกับหัวหน้าแบบนี้ หมายความว่า สิ่งที่เรากำลังจะคุยนั้น เรายังไม่รู้คำตอบแน่ชัด อยากให้เขาแนะนำ กลับกันถ้าเขามาทักเราด้วยประโยคแบบนี้ หมายความว่าเขาต้องการความเห็นหรือไอเดียเราเช่นกัน การสื่อสารแบบนี้ยินดีให้ใช้เวลาได้ ถ้าไม่เสร็จในเวลาที่กำหนด จะเพิ่มเวลาตอนนั้นหรือนัดเวลาเพิ่มได้ แต่สิ่งสำคัญคืออย่าเอาคนที่ไม่เกี่ยวข้องไปเข้าประชุม หรือวงสนทนานี้ ถ้าอยากปรึกษาเรื่องอะไร ให้จำกัดวงผู้เข้าประชุมให้น้อยที่สุด

ประสบการณ์ส่วนตัว คนที่รายงาน เล่าเรื่องได้ดี แจ้งเรื่องที่สมควรแจ้งให้ครบ สั้น ๆ และขอคำปรึกษาแต่พอดี มาปรึกษาแต่ละครั้งก็มีตัวเลือกมาให้คือคนที่ผู้บริหารมองว่าทำงานเป็นและอยากโปรโมทให้เป็นผู้จัดการครับ

怒らない (Okoranai) ไม่โกรธเวลาน้องมาขอคำปรึกษา หรือ นำข่าวร้ายมาแจ้ง

怒らない/Okoranai ไม่โกรธ “何にやってんだ” (นันนิยัตเต็นดะ)           

ถ้าได้ยินคำนี้ตีความได้ว่าหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานชาวญี่ปุ่นกำลังหัวร้อนจากสิ่งที่เราสื่อสาร ยิ่งถ้าเราไปสื่อสารในช่วงเวลาที่สายเกินแก้ไปแล้ว การจะอารมณ์เสียก็พอเป็นไปได้ แต่ในความเป็นจริง อารมณ์เสียไม่ช่วยให้สถานการณ์ดีขึ้น การหาวิธีการแก้ไขต่างหากที่จำเป็น 怒らない (Okoranai) จึงเป็นการย้ำเตือนให้หัวหน้าตั้งใจฟังน้อง ๆ และไม่มีอารมณ์โกรธกับเรื่องนั้น ๆ

否定しない (Hiteishinai) ไม่ปฏิเสธ

ごめん、今だめ後にしてくれる？

Gomen, Imadame atoni site kureru?

“ขอโทษนะ ไว้ที่หลังได้ไหม”

เป็นที่เข้าใจกันดีว่าหัวหน้าชาวญี่ปุ่นนั้น Busy สุด 80% ของเวลางานคือเวลาประชุมล้วน ๆ กว่าจะได้นั่งคิด ทำงานตัวเอง ก็หลัง 1 ทุ่มไปแล้ว การปฏิเสธลูกทีมที่เข้ามาขอคำปรึกษา รายงาน แจ้งให้ทราบจึงกลายเป็นเรื่องปกติ แต่ก็อย่าลืมว่าหน้าที่ของหัวหน้างานนั้นคือทำให้น้อง ๆ ทำงานง่าย ด้วยการทำสภาพแวดล้อมให้ง่ายต่อการสื่อสารกันในทีม และที่สำคัญ ถ้ามีใครอยากคุยกับเรา แสดงว่าเขาเห็นคุณค่าในตัวเรา ซึ่งเป็นเรื่องที่ดีเสมอ การไม่ปฏิเสธรับการสื่อสาร จึงเป็นทัศนคติที่สำคัญเช่นกัน หากทำไม่ได้จริง ๆ ก็อาจจะขอให้สรุปสั้น ๆ เล่าให้ฟังก่อน แล้วนัดกันภายหลัง โดยระบุเวลาให้ชัดเจน ท่องไว้ว่าไม่ปฏิเสธ (ถ้าไม่จำเป็นจริง ๆ) คือ ผู้จัดการที่ดีในสายตาน้อง ๆ ครับ

助ける (Tatsukeru) ให้ความช่วยเหลือ ให้การช่วยเหลือในสิ่งที่เขาต้องการ ให้เขาทำงานง่าย

いいよ、サポートするから แปลว่า ได้เลย เดี๋ยวผม (พี่) ซัพพอร์ตเอง

การให้ความช่วยเหลือยามที่น้องในทีมมาสื่อสาร ไม่ว่าจะมาด้วยรายงาน แจ้งหรือขอคำปรึกษา เป็นสิ่งที่หัวหน้าพึงกระทำ เช่น แจ้งเรื่องต่อให้คนในทีมทราบแทนน้องที่ต้องไปทำงานต่างประเทศ รายงานแทนน้องเพราะเวลาประชุมซ้อนกันหรือช่วยให้ทรัพยากรต่าง ๆ แก่เขาเพื่อให้เขาทำงานง่ายขึ้น (เวลา คน งบประมาณ) ท่องไว้ว่างานของผู้จัดการคือการจัดการสภาพแวดล้อมที่จะทำให้คนทำงานได้ง่ายเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

指示する (Shijisuru) ให้คำแนะนำ บอกในสิ่งที่เขาทำได้ดี ตัดในสิ่งที่เขาเกิน เติมในสิ่งที่เขาขาด

指示する/Shijisuru ให้คำแนะนำ หัวหน้าที่ผมรักและยึดถือเป็นไอดอลนั้นเก่งกาจมากในหัวข้อนี้ 3 อย่างที่เขามักใช้กับผมเวลาผมไปสื่อสารกับเขา

1．บอกว่าทำอะไรได้ดี ผู้จัดการบางท่านมักเริ่มจากการตำหนิหาข้อเสีย และสั่งงานเลย จริงอยู่ว่าเร็ว ได้ผลลัพธ์ แต่บางครั้งน้องก็จะเสียกำลังใจ เพราะทำอะไรก็ผิดไปหมด พาลไม่อยากมาคุยด้วย แต่ถ้าทุกครั้งเริ่มจากการหาข้อดีคำชมก่อน น้อง ๆ ย่อมมีกำลังใจ อยากมาคุยด้วยบ่อย ๆ แล้วงานก็จะดีขึ้นเอง

2．ตัดในสิ่งที่เกินบางเรื่อง เขาจะให้ผมลองทำเพื่อเรียนรู้ว่าสิ่งนั้นไม่จำเป็น ผู้จัดการที่เก่ง ๆ มักจะใช้คำถามเพื่อให้น้อง ๆ ลองพิจารณาด้วยตัวเองว่าอะไรที่ตัดทิ้งได้ ปรับปรุงได้ และถ้าไม่ได้ ถึงค่อยบอกเขาอีกที ทำหน้าที่เป็นกระจกสะท้อนให้เขาเห็นวิธีทำงานตัวเอง ไม่ใช่การตัดสินจากมุมมองของผู้จัดการ

3．เติมในสิ่งที่ขาด คนเรายากที่จะรู้ว่าตัวเองขาดอะไร หน้าที่เติมเต็มนั้นคืองานของผู้จัดการ เสมือนปลูกต้นไม้ในภูเขา คนปลูกไม่เห็นทั้งป่า ผู้จัดการจึงควรให้มุมมองที่เพิ่มขึ้นกับเขา

หวังว่าคงมีประโยชน์นะครับ