หลักการ 5ส มีอะไรบ้าง

พวกเราชอบให้คนท่องจำว่า 5ส มีอะไรบ้าง แต่ไม่ได้ให้เข้าใจมัน สารภาพเลยว่าตอนทำงานที่บริษัท ผมก็จำไม่ได้ว่า 5ส มีอะไรบ้าง รู้แต่ว่าโตมา ที่ทำงานก็สะอาดและหยิบสิ่งของได้ง่ายดายอยู่แล้ว ไม่มีประโยชน์จะมานั่งท่องจำ แต่จะมีประโยชน์มากหากลงมือทำ เรามาเข้าใจ 5 ส กันครับ

แก่นของมัน

1. แยกของไม่จำเป็นกับจำเป็นออกจากกัน
2. จัดระเบียบของจำเป็นให้ใช้งานง่าย ๆ
3. ทำพื้นที่เก็บของนั้นให้น่าใช้
4. ทำ 1-3 ทุกครั้งเป็นกิจวัตรเวลามีของเข้าออก
5. ทำด้วยใจจนเป็นนิสัย

ขยายความกันอีกนิด

1-3 ใช้มือทำ (Hand)
4 ใช้สมองสั่ง ใส่ลงในตารางทำงาน (Head)
5 ใช้ใจล้วน ๆ ทำให้เป็นอัตโนมัติ (Heart)

สะสาง

ตั้งแต่สมัยเรียนจนทำงานอายุ 29 ผมย้ายที่พักไปกว่า 10 ครั้ง สิ่งหนึ่งที่สอนผมผ่านประสบการณ์ในการย้ายที่อยู่คือจงอย่ามีของไม่จำเป็น เพราะไม่งั้นจะเหนื่อยโดยไม่จำเป็น ว่ากันว่า ถ้าเราสามารถจำกัดของใช้ให้เหลือแค่ 200 ชิ้นได้ ชีวิตจะง่ายขึ้นเยอะ

ยุคสมัยนี้กระตุ้นให้บริโภค เราจึงมีแนวโน้มนำเข้ามากกว่าส่งออก
หลายคนยิ่งเจอปัญหาแต่ตัดใจทิ้งเธอไม่ลงสักที วิธีง่าย ๆ ที่ผมและภรรยาใช้คือถ้ามันอยู่ตรงนั้นนานกว่า 1 ปี โดยที่เราไม่รู้ว่ามันมีตัวตน ทิ้งได้

ส่วนคุณคนโด มาริเอะ เจ้าของหนังสือขายดีตลอดกาลของญี่ปุ่น ชีวิตดีขึ้นทุกด้าน ด้วยการจัดบ้านแค่ครั้งเดียว เธอจะจับของทุกชิ้นโยนกองไว้กลางห้อง หยิบทีละชิ้น Feel it อันไหนสปาร์ก หัวใจสั่นไหว เก็บ อันไหน ไม่ ทิ้ง กิจกรรมเหล่านี้เรียกว่า
สะสาง ครับ

สะดวก

ตอนอยู่ญี่ปุ่น ที่อาคารทดสอบผม จะมีเครื่องมือวัดพวก ตลับเมตร ลูกดิ่ง ใบวัดมุมเต็มไปหมด ของพวกนี้ถูกคัดมาแล้วว่าจำเป็น แต่ไม่จำเป็นที่ต้องมีกันทุกคน ใช้ร่วมกันได้ ดังนั้น ไว้ที่กองกลาง ใครก็หยิบไปใช้ได้

แต่เดี๋ยวช้าก่อน แล้วระหว่างที่อยากใช้ หาไม่เจอแหละ จะทำยังไง อะไรอยู่ตรงไหน ใครใช้อยู่จะรู้ได้อย่างไร วิธีที่พวกเขาทำคือ เอาโต๊ะใหญ่ ๆ มาหนึ่งตัว วางของ (กอง) กลางที่ว่าแล้วจัดระเบียบให้มัน นึกไม่ออกให้นึกภาพของกลาง พวกยาบ้า ปืน อะไรพวกนั้นอะฮะ คล้าย ๆ กัน จะมีป้ายบอกว่ามันคือ ยาบ้า ยาไอซ์ ปืน ไรงี้

นอกจากติดป้ายไว้เลยว่าในนี้คืออะไร พวกเขาจะทำช่องใส่ให้มันด้วย บางทีก็ทำเป็นรูปร่างทรงเดียวกันกับของอย่างนั้นไว้เลย เช่น กรรไกร ก็เจาะที่วางเป็นรูปกรรไกรเป็นต้น ข้อดีมีหลายอย่างมาก จำง่าย ถ้ามีใครลืมไปคืน คนเก็บได้เดินไปวาง ก็สามารถเก็บเข้าไปวางตำแหน่งเดิมได้

(ใช้หลักการ Visualize + Pokayoke) เป็นระเบียบ ข้าวของไม่กระแทกกันเสียหาย ส่วนเรื่องใครเป็นคนเอาไปใช้ เขาใช้ 2 อย่างช่วยกันครับ เวลาหยิบอะไรไปใช้ ให้แทนที่ด้วยป้ายเล็ก ๆ ที่มีชื่อคนใช้อยู่ เมื่อรู้ตัวคนใช้แล้ว อยากรู้ว่าใช้ที่ไหน ให้เดินไปดูตารางทำงานของพวกเขาที่เขียนอยู่ตรงป้ายใหญ่ ๆ ในที่ทำงาน

เพียงเท่านี้ก็หากันเจอ แม้จริง ๆ ยุคนี้จะใช้โทรศัพท์ก็ได้ แต่ที่ญี่ปุ่นจะไม่ค่อยโทรศัพท์ถ้าทำงาน โดยเฉพาะงานทดสอบครับ ไอ้ที่เล่ามาทั้งหมดเรียก

สะดวก
สะดวก หา
สะดวก เก็บ
สะดวก ตามหา
สะดวก ติดตาม

สะอาด

ยังอยู่เรื่องเดิมที่อาคารทดสอบ บ่ายวันศุกร์หลังประชุมเรื่องความปลอดภัยกันเสร็จเรียบร้อย ทุกคนก็ลุกออกไปพื้นที่ทำงานกันหมด โดยทิ้งผมกับเพื่อนไว้ให้งงว่าเขาไปไหนกันทั้งออฟฟิศ สักพักก็มีพี่เลี้ยงมาตาม

พร้อมกับมอบไม้กวาดกายสิทธิ์ให้แป๊ะคุง เอนจิเนียร์ฝึกงานที่นี่ต้องกวาดที่ทำงานนะ ไม่มีปัญหาเลยฮะ งานถนัดผม ทุกอาทิตย์เขาจะทำความสะอาดพื้นที่ทำงานร่วมกัน ข้อดีคือ สภาพของที่ทำงานจะน่าอยู่

บางครั้งของหายก็ได้คืนตรงนี้ นำของจำเป็นกลับมาไว้ในที่ที่ใช้งานได้สะดวก รักษาสภาพนั้นไว้ด้วยการช่วยกันดูแลทำให้สม่ำเสมอ กิจกรรมนี้เรียกว่าสะอาดครับ

สุขลักษณะ

เวลาไปทำทดสอบรถที่พื้นที่หน้างานต่าง ๆ ชาวญี่ปุ่นบางคนที่เคร่ง ๆ หน่อย พวกเขาจะขอผมว่า 15 นาทีสุดท้ายของการทดสอบ เขาขอหยุดการทดสอบแล้วนะ เพราะจะทำความสะอาดพื้นที่ ไม่อย่างนั้นจะไม่ปลอดภัยและไม่พร้อมที่จะทำงานได้ทันทีในวันถัดไป กลับมาที่โต๊ะทำงานฝั่งวิศวกร ตอนดึก ๆ  บางทีเราก็จะรู้ได้เลยว่าหัวหน้าหรือพี่เลี้ยงกลับหรือยัง โดยสังเกตจากความสะอาดที่โต๊ะ ถ้า Notebook ยังเปิดกางอยู่ เอกสารยังมีวางกอง ๆ อยู่ แสดงว่ายังไม่กลับ แต่ถ้าคอมปิดฝาพับแล้ว เอกสารถูกจัดเข้าที่แล้ว นั่นคือกลับบ้านแล้ว โดยที่ยังไม่ต้องหันไปดูป้ายชื่อแสดงสถานะเลย (ที่ญี่ปุ่นจะมีป้ายบอกว่าไปที่ไหน ทำอะไร กลับหรือยัง มากี่โมง เพื่อให้เพื่อน ๆ สามารถสื่อสารได้เวลาที่ใครโทรเข้ามาที่แผนก)

สรุปคือ 5ส เป็นหนึ่งในกิจกรรมที่เขาจะใส่เข้าไปในเวลางานโดยอัตโนมัติครับ ไม่ใช่กิจกรรมที่ทำเป็นครั้งคราว การรักษาสภาพของ สะสาง สะดวก สะอาดไว้ เรียกว่า สุขลักษณะ ครับ

สร้างนิสัย

อดีตหัวหน้าของผม ท่านเป็นคนที่เก่งมาก วัน ๆ ท่านจะนั่งนิ่ง ๆ โยกศีรษะไปมาเล็ก ๆ เป็นจังหวะ คอยสอดส่องเด็ก ๆ ในทีมว่าใครมีปัญหาอะไร ดำรงตนคล้าย ๆ ซูเปอร์แมน มองจากภาพรวม ภาวะปกติก็ปล่อยให้ทุกอย่างไหลไปตามครรลอง แต่ถ้าใครมีปัญหาตรงไหนก็บินเข้าไปช่วยทันที กิจกรรมที่คุยกันส่วนใหญ่ไม่เคยใช้เอกสาร หรือมีอย่างมากก็กระดาษ A4 หนึ่งใบไว้นั่งวาด Logic กับสมการคณิตศาสตร์ ให้เด็กในทีมดูสภาพโต๊ะทำงาน ไม่เคยมีเอกสารกอง ไม่เคยมีของรก ตอนเช้ากับตอนกลับบ้าน สภาพโต๊ะเหมือนเดิมทุกครั้ง เรียกว่า Minimal มาก ๆ

ตลอด 3 ปี ที่ทำงานร่วมกัน ความ Minimal นี้สะท้อนมายังการสั่งงานและสอนงานด้วย น้อยแต่ได้ประสิทธิภาพ อยู่กับหัวหน้าคนนี้แล้วรู้สึกว่าทุกอย่างเป็นเรื่องง่าย ผมเชื่อว่าพฤติกรรมทุกอย่างที่ผมเห็น ผ่านการฝึกฝนตัวเองและเขี้ยวจนข้นกลายเป็นนิสัย ที่โดยไม่รู้สึกว่าต้องทำเป็นภาวะปกติสุข ทำได้ถึงขั้นนี้เราจะเรียกว่าสร้างนิสัยครับ

5 ส ไม่ใช่เรื่องที่ยากหากใช้สมองสั่ง ทุกคนทำได้ แต่ 5ส จะท้าทาย
และใช้เวลาไม่น้อย หากจะให้ทำได้อย่างที่หัวหน้าผมทำได้ แต่เมื่อใดที่ทำได้ รับรองว่าชีวิตคุณจะง่ายขึ้นอีกเยอะฮะ